Een succesvolle samenwerking voor de toekomst

MaxiCool had behoefte aan een krachtig en schaalbaar ERP-systeem, en wilde tegelijkertijd een geïntegreerde webshop-oplossing. Daarom hebben we NetSuite geïmplementeerd als ERP-systeem en daarnaast CloudSuite ingezet voor een gebruiksvriendelijke en geïntegreerde webshop. Deze twee krachtige systemen zorgen ervoor dat MaxiCool hun bedrijfsprocessen beter kan organiseren, online verkoop kan stimuleren en klaar is voor verdere groei.

De uitdaging van MaxiCool

Toen MaxiCool in mei 2024 onderdeel werd van de Econox Group, werd duidelijk dat het toen gebruikte systeem (SAP Business One) niet meer voldeed aan hun toekomstige groeiambities. SAP bleek minder flexibel en schaalbaar te zijn dan nodig was voor verdere uitbreiding en efficiënte samenwerking binnen de groep. Daarnaast implementeerde Fortiqo al eerder NetSuite bij Econox, de keuze was daarom logisch en snel gemaakt.

De belangrijkste uitdagingen van deze implementatie waren onder andere:

• Het realiseren van één centraal ERP-systeem dat aansluit bij de bestaande processen van de gehele Econox Group.
• Optimalisatie van voorraadbeheer en orderverwerking, waardoor processen efficiënter en transparanter zouden worden.
• Het bouwen en implementeren van een gebruiksvriendelijke, geïntegreerde webshop speciaal gericht op zakelijke klanten (B2B).
• Het nauwkeurig en volledig overzetten van bestaande gegevens, zoals klantdata, artikelinformatie en orderhistorie uit SAP naar NetSuite.
• Het verbeteren van communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen MaxiCool en met andere bedrijven in de groep.

De oplossing

In samenwerking met medewerkers van MaxiCool en Econox hebben we een passende oplossing op basis van NetSuite samengesteld. Een kleine samenvatting:

• Een soepele en volledige integratie van NetSuite binnen de bestaande systemen van de Econox Group, zodat samenwerking makkelijker en efficiënter verloopt.
• Verbeterde registratie van serienummers en realtime inzicht in voorraadgegevens over meerdere locaties, waardoor MaxiCool direct inzicht heeft in actuele voorraadstanden.
• Zorgvuldige migratie van belangrijke stamgegevens en historische data vanuit het oude SAP-systeem, zodat belangrijke informatie behouden bleef en toegankelijk werd gemaakt in NetSuite.
• De realisatie van een volledig geïntegreerde CloudSuite webshop die zakelijke klanten een eenvoudige en snelle manier biedt om online te bestellen.
• Training en begeleiding van medewerkers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe ERP-systeem.

Het resultaat

Sinds januari 2025 werkt MaxiCool succesvol met het nieuwe ERP-systeem van NetSuite. Bedrijfsprocessen verlopen soepeler, efficiënter en transparanter. Dankzij verbeterd voorraadbeheer kunnen producten nauwkeurig worden bijgehouden, waardoor leveringen sneller en betrouwbaarder zijn geworden. Ook het orderproces verloopt efficiënter, met kortere doorlooptijden en minder administratieve lasten.

De nieuwe webshop wordt goed ontvangen door klanten, die nu gemakkelijk online hun bestellingen kunnen plaatsen en realtime inzicht hebben in voorraden en levertijden.