NetSuite-integratie met Syntess Atrium

In de installatie- en technieksector is Syntess Atrium een vaste waarde. Installatiebedrijven, elektrotechnici, koel- en klimaatspecialisten en service- en onderhoudsbedrijven plannen er hun werk in, calculeren hun projecten en factureren hun onderhoudscontracten. Werk je in die keten, dan kom je Syntess vroeg of laat tegen.

De vraag is aan welke kant van de keten je staat. Een technische groothandel wil bestellingen uit Syntess kunnen ontvangen zonder dat iemand ze overtypt. Een installatiebedrijf met meerdere werkmaatschappijen wil Syntess houden voor de operatie en NetSuite gebruiken voor de financiën en de consolidatie.

Bestellingen uit Syntess rechtstreeks in NetSuite

Een installateur die bij jou bestelt, doet dat het liefst niet in je webshop. Hij werkt de hele dag in Syntess, heeft daar zijn projectcalculatie staan en zijn artikelen uit de 2BA-datapool. Van daaruit stuurt hij zijn bestelling naar iedere leverancier die dat elektronisch aankan.

Sta jij niet in dat rijtje, dan komt de order alsnog binnen, maar dan per mail of telefoon maar moet de binnendienst deze handmatig invoeren in NetSuite. Dat kost tijd en het gaat mis op precies de plekken waar het duur is: artikelnummers, aantallen en afleverlocaties.

Met de koppeling landt zo'n bestelling als verkooporder in NetSuite, onder het juiste debiteurennummer, met de juiste afleverlocatie en met artikelen die matchen op de nummering die de installateur gebruikt. Daarna vervolgt het verkoopproces de gewone gang: pakken, leveren, factureren, alles in NetSuite. De binnendienst kijkt alleen nog naar de orders die aandacht nodig hebben.

Specifiek voor een groothandel zit er trouwens nog een interessante kant aan: elektronisch bestellen is voor veel installateurs echt een doorslaggevende factor. Zij kiezen hun leverancier simpelweg sneller als ze rechtstreeks vanuit hun eigen vertrouwde systeem kunnen bestellen.

We bouwen dit één keer, niet per klant

De meest gestelde vraag die we krijgen: moet er voor elke installateur een aparte koppeling komen? Het antwoord is simpel: nee. We bouwen één vaste route. Daarna is een nieuwe klant aansluiten een kwestie van toevoegen, niet van opnieuw ontwikkelen.

Onze klanten pakken dit in de praktijk stapsgewijs aan: starten met een handvol veelbestellende installateurs en de rest toevoegen als het draait. Dat geeft niet alleen grip op de eerste weken, maar tackelt ook de grootste uitdaging: de artikeldata. Mocht een installateur bestellen met nummers die jij niet direct herkent, dan ontdek je dat liever bij de eerste tien klanten dan bij de honderdste.

Syntess is gebouwd voor de installatiebranche en dat merk je aan alles. Werkbonnen die vanuit de app terugkomen, servicecontracten met de juiste bezoekfrequentie, uren op de goede projectregel, calculaties met de actuele condities van je leveranciers. Dat ruil je niet in voor een generiek ERP, en dat hoeft ook niet.

Waar het gaat schuren is bij groei. Een tweede werkmaatschappij, een vestiging over de grens, een holding die maandelijks wil consolideren, een accountant die vraagt hoe een bedrag precies tot stand is gekomen. Vanaf dat moment zit er een laag exports en spreadsheets tussen de operatie en het cijfer waar de directie op stuurt. En die laag wordt niet dunner als je verder groeit.

Daar zet je NetSuite in. Niet in plaats van Syntess, maar eromheen, als de financiële laag die de output van de operatie verwerkt. Projecten, uren en verkoopfacturen komen uit Syntess de administratie in. Inkoopfacturen, betalingen, vaste activa en de consolidatie over alle entiteiten lopen in NetSuite. De maandafsluiting staat er dan zonder dat iemand hem eerst in Excel bouwt.