Kotra Logistics: Eén centraal systeem voor 50 entiteiten in 10 landen 

De uitdaging van Kotra

Met 50 entiteiten verspreid over 10 landen werkte Kotra met een sterk versnipperd landschap. Losse systemen per bedrijfsonderdeel, elk met eigen inrichting en eigen data. Dat werkt zolang je klein bent, maar bij deze omvang wringt het. Cijfers zijn lastig te vergelijken, samenwerking tussen entiteiten verloopt stroef, en elke nieuwe overname betekent weer een nieuwe administratie die je erbij moet zien te houden.

De opdracht was helder, maar niet klein. Kotra wilde:

• Eén centraal ERP-systeem voor een groep van 50 entiteiten.
• Een inrichting die werkt over 10 landen heen, met de fiscale en administratieve eisen die per land verschillen.
• Een gecontroleerde livegang, waarbij niet de hele groep in één keer overgaat maar stap voor stap.
• Een basis waarop de rest van de groep later kan worden aangesloten.
• Vlottere samenwerking tussen de bedrijven onderling.

De oplossing

Samen met Kotra heeft Fortiqo een oplossing op basis van NetSuite opgezet. Belangrijk om te weten: Kotra werkt met eigen specialistische software voor de operatie, zoals een TMS voor het transport. Die systemen doen precies waarvoor ze gebouwd zijn, en die wil je dus behouden. NetSuite komt daar niet voor in de plaats. NetSuite zit eromheen, als de financiële back end die de output van al die operationele systemen verwerkt. Elke rit, levering en transactie komt uiteindelijk samen in de financiën, en dat is precies waar NetSuite zijn werk doet.

Op die manier draait NetSuite als het centrale platform voor de hele groep. Eén omgeving, ingericht om meerdere entiteiten en meerdere landen naast elkaar te ondersteunen, elk met hun eigen eisen, maar binnen dezelfde structuur.

De overgang gebeurt gefaseerd. Een eerste groep bedrijven ging als eerste live, zodat de aanpak zich in de praktijk bewijst voordat de rest volgt. Zo houdt Kotra grip op het proces en bouwt de organisatie routine op met het nieuwe systeem.

Gedurende het hele traject liep het projectteam van Kotra niet alleen. Fortiqo begeleidt het team van inrichting tot livegang, en denkt mee bij de keuzes die onderweg gemaakt worden.

Het resultaat

Met de eerste livegang werkt een deel van de bedrijven van Kotra nu met NetSuite. Daarmee staat er meer dan een werkend systeem voor een handvol entiteiten. Er ligt een basis waarop de rest van de groep stap voor stap wordt aangesloten.

Kotra heeft nu één centrale omgeving die overzicht geeft over de entiteiten, en die meegroeit met de internationale ambities van de organisatie. Geen tientallen losse administraties meer die je bij elkaar moet houden, maar één plek waar alles samenkomt.