Het order-to-cash proces versnellen met NetSuite

Het is voor de meeste bedrijven van cruciaal belang om voldoende cashflow te behouden om de bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. Maar zelfs in gevallen waarin een negatieve cashflow in het businessplan is ingebouwd, zoals bij het opstarten van een softwarebedrijf, is het beheersen van ‘cash burn’ nog steeds een topprioriteit. Hoewel zaken als seizoensinvloeden, economische omstandigheden en politieke spanningen de cashflow kunnen beïnvloeden en buiten de controle van elk bedrijf liggen, zijn er veel interne factoren die, als ze effectief worden beheerd, organisaties kunnen helpen de cashflow te verbeteren.

Wanneer het order-to-cash proces soepel verloopt, zijn bedrijven beter in staat om omzet en cashflow te prognotiseren

De order-to-cash-cyclus uitgelegd

Elke organisatie, ongeacht grootte, branche of bedrijfsmodel, moet een manier hebben waarop inkomsten worden gegenereerd. Voor een bedrijf betekent dit het verkopen van goederen en diensten aan klanten, hetzij rechtstreeks, hetzij via een derde partij. Wanneer een klant klaar is om een ​​aankoop te doen, moet een bedrijf een manier hebben om de bestelling vast te leggen, artikelen of diensten te leveren en de betaling voor de bestelling te ontvangen. De stappen die nodig zijn om dat proces te voltooien, staan ​​bekend als de order-to-cash-cyclus.

Voor een detailhandelaar met een fysieke winkel kan de order-to-cash-cyclus net zo eenvoudig zijn als een klant die op het verkooppunt voor een artikel betaalt. In de meeste bedrijfstakken is het proces echter ingewikkelder en als gevolg daarvan zit er veel meer tijd tussen de verkoop en het ontvangen van betaling.

Op een hoog niveau omvat order-to-cash doorgaans de volgende stappen:

1. Orderinvoer
2. Orderafhandeling
3. Verzenden
4. Factureren
5. Betalingen innen
6. Verwerking betaling
7. Afstemmen & Rapporteren

Natuurlijk vereist niet iedere order elke stap. Verzending wordt bijvoorbeeld meestal niet opgenomen in de order-to-cash-cyclus van een servicebedrijf. En aanmaningen zijn niet vereist voor een klant die op tijd betaalt. Maar hoewel het proces mogelijk minder (of meer) stappen vereist dan de genoemde, en er verschillende termen kunnen worden gebruikt om ze te beschrijven, heeft elk bedrijf een order-to-cash-cyclus, of ze het zich nu realiseren of niet.

Order-to-cash uitdagingen

Wanneer het order-to-cash proces soepel verloopt, zijn bedrijven beter in staat om omzet en cashflow te prognotiseren. Echter, op ieder moment kan een kleine fout het proces vertragen, waardoor de tijd tussen het orderinvoer en betalingsontvangst wordt verlengd. Als dergelijke vertragingen vaak voorkomen, maakt dit niet alleen een nauwkeurige cashflow prognose moeilijk, maar heeft het ook invloed op de klanttevredenheid. En slechte service resulteert op zijn beurt vaak in te late betalingen, waardoor de cashflow verder wordt verstoord.

Geen enkel proces loopt altijd helemaal perfect, maar de order-to-cash-cyclus bijzonder gevoelig: het vereist namelijk coördinatie tussen meerdere interne afdelingen en in sommige gevallen ook externe partijen. Dit heeft verschillende potentiële pijnpunten tot gevolg. Hoewel samenwerkingen met externe partijen soms uitdagend kunnen zijn, is de kans groter dat interne strubbelingen problemen veroorzaken.

Om het order-to-cash-proces te versnellen, moeten bedrijven vijf veel voorkomende uitdagingen aanpakken:

1 – Orderbeheer

Alles wat er in een order gebeurt, van invoer tot verzending, heeft een directe impact op de order-to-cash-cyclus. Immers, hoe sneller orders worden uitgeleverd, hoe eerder ze kunnen worden gefactureerd. Gebrek aan interne procesafstemming kan het proces verstoren, waardoor er vertraging ontstaat tussen het moment van orderinvoer en de uiteindelijke levering.Verkoop en klantenservice gebruiken bijvoorbeeld vaak één systeem voor het invoeren van orders, terwijl magazijnpersoneel een ander systeem gebruikt om de logistieke afhandeling uit te voeren. Een gebrek aan integratie betekent dat orders van de ene afdeling naar de andere worden gemaild, of erger nog, worden afgedrukt en met de hand afgeleverd of gefaxt naar het magazijn, waar ze in iemands inbox wachten om in behandeling te worden genomen. Als deze orders dan ook nog in een ander systeem moeten worden ingevoerd, bijvoorbeeld om picklijsten te maken, levert dit extra vertraging op.Een soortgelijke vertraging kan optreden wanneer er opnieuw informatie moet worden ingevoerd om een ​​verzendlabel aan te maken, omdat de verzendgegevens handmatig in een ander systeem moeten worden ingevoerd. Met de Transsmart module is het mogelijk om zendingen vanuit NetSuite rechtstreeks aan te melden bij de vervoerder. Het gebruik van meerdere, ongekoppelde systemen verhindert een efficiënte informatie-uitwisseling tussen afdelingen, waardoor de order-to-cash-cyclus wordt uitgerekt.

2 – Voorraadinzicht

Een gebrek aan inzicht in de voorraad kan ertoe leiden dat er orders worden ingevoerd voor artikelen die niet op voorraad liggen. Dit heeft een directe impact op de order-to-cash-cyclus, omdat orders die niet kunnen worden geleverd in veel gevallen ook niet kunnen (of mogen) worden gefactureerd. Bovendien heeft het invloed op de klantbeleving, helemaal als de klant niet onmiddellijk op de hoogte worden gesteld van de situatie.

3 – Kwaliteit van data

Het gebruik van meerdere, ongekoppelde systemen zorgt ook voor problemen qua datakwaliteit. Het invoeren van data, helemaal wanneer dit handmatig gebeurt, is inherent aan het maken van fouten. Hoe vaker een bepaalde informatie wordt ingevoerd, hoe groter de kans dat er een fout optreedt. Door gegevens op meer dan één plaats te bewaren, is het ook moeilijk om informatie synchroon te houden. Zelfs met integratie is het mogelijk dat het bewerken van een record in het ene systeem niet elke andere applicatie bijwerkt waarin deze gegevens zijn opgeslagen. Het wijzigen van het postadres van een contactpersoon in een CRM-systeem zorgt er bijvoorbeeld niet voor dat orders tijdig worden afgeleverd als deze wijziging niet in het verzendsysteem wordt verwerkt.

4 – Handmatige processen

Handmatige processen zoals gegevensinvoer, verhoogt niet alleen de kans op fouten, het is ook tijdrovend en inefficiënt. Processen als handmatige facturatie zijn bijvoorbeeld een aanzienlijke vertragende factoren op de order-to-cash-cyclus. De tijd om facturen aan te maken, af te drukken en te verzenden kan variëren van een dag per maand tot een week of meer, afhankelijk van het aantal klanten. Complexe facturatiescenario’s, zoals het factureren van klanten op basis van projectmijlpalen of percentage of completion (POC), duren zelfs nog langer.

5 – Betalingen innen

Idealiter zouden klanten altijd op tijd betalen. Omdat dat echter zelden het geval is, hebben bedrijven een proces nodig om achterstallige rekeningen te verzamelen. Helaas worden aanmaningen vaak niet gestructureerd uitgevoerd en zijn ze alleen gericht op posten die betaald hadden moeten zijn, wat het innen van de betalingen veel moeilijker maakt. Consistent aanmanen kan het aantal dagen tot betaling aanzienlijk verminderen, wat uiteindelijk een verbetering van de cashflow oplevert.

NetSuite verbetert Order-to-cash

NetSuite automatiseert het gehele order-to-cash-proces: Handmatige acties worden tot een minimum beperkt, data problematiek wordt geëlimineerd en de informatiestroom wordt verbeterd, van orderinvoer tot levering en van facturering tot betaling.

NetSuite verbetert de informatievoorziening in de hele organisatie. Verkopers en klantenservice kunnen de voorraden snel controleren voor of tijdens de orderinvoer. Als een artikel lokaal niet op voorraad is, kunnen ze controleren of het beschikbaar is op een andere locatie. Éen uniform dataplatform verbindt alle afdelingen, zodat informatie die door één persoon wordt toegevoegd, zoals een adreswijziging, direct beschikbaar is voor de rest van de organisatie. Dit verkleint de kans op fouten door dubbele gegevensinvoer te vermijden.

De combinatie van centraal opgeslagen gegevens en geautomatiseerde workflows elimineert de vertraging tussen het invoeren, leveren en factureren van orders. Elke stap in het proces verloopt soepel van de ene afdeling naar de andere. En omdat NetSuite ook tijdrovende handmatige facturatie en aanmaningen voorkomt, worden debiteuren veel efficiënter, waardoor de order-to-cash-cyclus verder wordt verkort en het aantal dagen tot betaling wordt verminderd.

NetSuite’s order-to-cash functionaliteit integreert verkoop-, financiële en leveringsinformatie, waarmee klanttevredenheid verhoogd wordt: fouten worden geëlimineerd, de snelheid en efficiëntie van de levering wordt verbeterd en facturatie wordt vereenvoudigd.