Order Management in NetSuite ondersteunt en automatiseert alle stappen van jouw orderverwerking, van offerte tot betaling. Hierdoor kan je jouw klanten sneller bedienen en verbeter je de klantervaring met je bedrijf. Door de snelle levering en facturatie zullen klanten jouw facturen sneller betalen. Met als gevolg een hogere klanttevredenheid en betere financiële positie van je onderneming.
Het order-to-cash-proces is misschien wel het belangrijkste proces van een commerciële onderneming. Met NetSuite kan je de menselijke handelingen hierin verregaand elimineren. Zo kan je fouten voorkomen, je producten sneller leveren en je klanten tussentijds automatisch informeren over de orderstatus. NetSuite maakt dit mogelijk doordat verkoop, financiën en logistiek geïntegreerd zijn in één online omgeving. Goed om te weten dat de omvang van je bedrijf hierbij niet relevant is. De verschillende processtappen voor de orderverwerking kan je namelijk net zo eenvoudig uitsplitsen voor meerdere medewerkers, als dat je ze samenvoegt voor één persoon.
Je wilt een klant de optimale ervaring bieden tijdens de aankoop. Het proces van offerte tot betaling is daarom ontzettend belangrijk. Een efficiënt proces en real-time informatie op de juiste momenten is van essentieel belang. Of je nu orders via de webshop binnen krijgt of documenten handmatig invoert, NetSuite helpt je om het proces vlekkeloos te laten verlopen.
Offertes
Het maken van een offerte is de laatste fase van het CRM proces. Bij gunning van de opdracht kun je de offerte omzetten naar een verkooporder. Geen handmatige invoer meer nodig dus. De relatie wordt automatisch omgezet van prospect naar klant.
Orders In een verkooporder komt veel informatie bij elkaar en het is het vertrek punt voor het resterende proces. Wanneer orders handmatig worden ingegeven is voorraadinformatie essentieel. Er kan bij een order ontzettend veel vastgelegd worden zoals facturatie schema’s, verzendwijze, voorwaarden en prijsinformatie. In het kopje order management zijn de belangrijkste onderdelen kort beschreven.
Vooruitbetalingen In geval van e-commerce bestellingen, grote projecten of orders kan het wenselijk zijn de gehele order of een deel daarvan vooraf te factureren. NetSuite biedt de optie om een order voordat deze uitgeleverd is te factureren. De order kan zolang deze niet geheel is uitgeleverd nog gewoon bijgewerkt worden.
Leveringen Nadat een order goedgekeurd in het systeem staat, kan deze worden afgehandeld door de logistieke afdeling. De levering wordt na het opslaan als gerelateerd document getoond bij de order. Leveringen kunnen via de Transsmart integratie eenvoudig worden aangemeld bij de vervoerder.
Facturatie In NetSuite heb je verschillende opties om het facturatieproces te regelen. Zo kun je per artikel bepalen hoe er gefactureerd dient te worden, de zogenaamde facturatie schema’s. Je kunt bijvoorbeeld een abonnement in twaalf gelijke termijnen laten factureren.
Daarnaast kun je (meerdere) facturatie scenario’s opstellen. In deze scenario’s kun je bepalen wat je factureert en wanneer je dit doet. Denk bijvoorbeeld aan het splitsen van artikelen, uren en kosten. Ideaal om klanten te factureren op de overeengekomen wijze.
Betalingen Er zijn diverse manieren waarop een klant zijn betaling kan voldoen: vooraf, achteraf of per incasso. In NetSuite kun je incasso bestanden aanmaken die je kunt aanbieden aan je bank. Daarnaast kun je betaalbestanden van banken en payment service providers inlezen zodat deze afgeletterd kunnen worden met je facturen.
Bij het aanmaken van een order is veel informatie nodig. Hoe meer informatie er direct voor handen is hoe efficiënter het proces. Je wilt je klant het liefst zo goed mogelijk van dienst zijn. Tijdens het aanmaken van een order wordt er ook weer veel informatie vastgelegd. Deze informatie maakt het mogelijk de levering, facturatie en de betaling te bespoedigen.
Artikeltypen
Je kunt met diverse artikeltypen werken om diverse artikelen en diensten te verwerken in orders. Zo kun je naast voorraadartikelen ook artikelen aanmaken voor uren, diensten en abonnementen. De afhandeling in het resterende proces is dan ook afhankelijk van het gekozen artikeltype. Je kunt bijvoorbeeld kiezen of je artikel een aparte leverstap heeft of niet.
Available to promise
Je wilt een klant natuurlijk graag accurate informatie geven over de datum waarop hij zijn artikel ontvangt. Hier brengt de available to promise (ATP) uitkomst. In een artikelregel kun je snel zien wat de verwachte leverdatum is gebaseerd op het gewenste aantal. Hierbij wordt rekening gehouden met voorraad, verkooporders, inkooporders, werkorders en de levertijd van een artikel.
Vreemde valuta
Je bepaalt per klant in welke valuta’s documenten geplaatst kunnen worden. Daarnaast leg je per klant een voorkeursvaluta vast waar je per order vanaf kunt wijken. Alle prijzen en totalen worden in de gekozen valuta berekend en opgeslagen.
Kredietlimieten
Het is belangrijk om kredieten bij klanten niet te ver op te laten lopen. In NetSuite kies je zelf hoe je hier mee om gaat. Per klant kun je een kredietlimiet vastleggen en je bepaalt wat er moet gebeuren op het moment dat de kredietlimiet wordt overschreden.
Brutowinst
Optimaliseer je brutowinst door de real-time brutowinst analyse. Stel je voorkeuren in omtrent de artikelkosten en NetSuite geeft je tijdens de orderinvoer een overzicht van je brutowinst. Indien wenselijk kun je op basis van de brutowinst goedkeuringen starten en het is mogelijk om commissie te berekenen voor verkoopmedewerkers.
Klantportaal Werk nog beter samen met klanten door hen toegang te geven tot NetSuite. Middels het klantenportaal is het mogelijk om klanten inzicht te geven in hun eigen gegevens en bestellingen. Daarnaast kunnen zij ook nieuwe orders en retouraanvragen plaatsen.
NetSuite biedt nog meer functionaliteit voor de veeleisende gebruiker. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om snel orders aan te maken voor matrix artikelen, kun je nog meer uit je klant halen met de upsell manager en regel je abonnementen en facturatieschema’s eenvoudig vanuit de klantorder.
Grid orders
Als je veel werkt met matrix artikelen zoals bijvoorbeeld kleding, dan biedt de grid order functionaliteit uitkomst. Kies een matrix artikel en alle mogelijke varianten worden met bijbehorende prijzen in een grid getoond. Je kunt dus eenvoudig de verschillende aantallen per variant invullen. Bij het opslaan van de grid worden alle regels omgezet naar normale orderregels.
Upsell
Meer uit je bestaande klanten halen? De upsell manager helpt je bepalen welke artikelen of artikelgroepen interessant kunnen zijn voor je klanten. NetSuite bepaalt op basis van historische gegevens de correlatie en het aankoop percentage. Vanuit het resultaat maak je groepen voor campagnes, taken voor verkoopmedewerkers, opportunity’s of geplande telefoontaken.
Abonnementen
NetSuite helpt jou bij het maken van de juiste facturen voor jouw abonnementen. Je krijgt inzicht in de consumptie van het abonnement waarbij je direct inzicht hebt in de gemaakte facturen. Upselling of wijzigingen op je contracten kun je overzichtelijk doorvoeren waarna NetSuite zorgdraagt voor de facturatie!
Facturatie schema’s
Bepaalde zaken wil je niet in één keer, maar gespreid factureren. NetSuite helpt je hierbij met facturatie schema’s. Per artikel kun je een facturatie schema vastleggen. In een facturatie schema geef je op in welke frequentie en in welk herhaalpatroon het bedrag gefactureerd moet worden. Zo kun je bijvoorbeeld een abonnement in twaalf gelijke termijnen laten factureren.
Orders kunnen sterk van elkaar verschillen. Niet alleen artikelen, aantallen of bedragen wijken af, maar vooral ook de wijze waarop ze afgehandeld moeten worden. Zo hebben sommige orders een hogere prioriteit dan anderen, worden sommige orders rechtstreeks vanuit een leverancier naar de klant verzonden en andere orders speciaal bij de leverancier besteld. Welke afhandeling je ook kiest, NetSuite ondersteunt je optimaal!
Reserveringen
Wie heeft voorrang bij een beperkte capaciteit? Een vraag waar veel bedrijven mee worstelen. NetSuite biedt de mogelijkheid om automatisch voorraad te alloceren. Nadien kun je handmatig de artikel allocatie bijwerken indien je de beschikbare voorraad toch op een andere manier wil toewijzen. Het is ook mogelijk handmatig te alloceren en te reserveren.
Dropshipments
In sommige gevallen is het efficiënter om artikelen vanaf een leverancier direct naar je klant te sturen. In NetSuite kun je artikelen kenmerken voor dropshipment. Bij goedkeuring van de order wordt dan direct een gekoppelde inkooporder gemaakt. Dropshipment artikelen zorgen niet voor een financiële voorraadbeweging.
Speciale orders
Wil je speciaal een artikel bestellen voor een bepaalde klant, dan kun je speciale order artikelen gebruiken. In tegenstelling tot dropshipments lopen speciale artikelen wel over je voorraad. De orderregel wordt automatisch gealloceerd op basis van de gekoppelde inkooporder.
Afhaalorders
Voor orders die afgehaald worden op locatie biedt NetSuite een aparte functionaliteit. Afhaalorders worden apart getypeerd en afgehandeld in verband met de korte doorlooptijd. Zo kun je bijvoorbeeld de werkverdeling regelen en bepalen wat te doen in het geval van uitzonderingen.
Orders worden automatisch gekoppeld aan beschikbare aantallen. Geautoriseerde medewerkers kunnen hierop afwijken.
Prijzen en promoties
Consistent prijsbeheer en het beheren van kortingen wordt dikwijls als pijnpunt gekenmerkt. NetSuite kan je hierbij helpen. Met een uitgebreid scala aan mogelijkheden op het gebied van prijzen, kortingen en promoties hou je controle. Leg meerdere prijslijsten, klantspecifieke prijzen, valutaspecifieke prijzen, percentages, bedragen en hoeveelheidskortingen vast. Gebruik daarnaast de diverse giftcard en promotie mogelijkheden.
Meerdere valuta
Alle prijsfunctionaliteit in NetSuite is voorbereid op het gebruik van meerdere valuta. Zo kun je prijslijsten in vreemde valuta opstellen. Klantspecifieke prijzen in andere valuta vastleggen en zelfs valutaspecifieke prijzen opgeven bij artikelen.
Meerdere prijslijsten
NetSuite is standaard voorzien van een basisprijslijst. Daarnaast is het mogelijk om extra prijslijsten te maken. Deze prijslijsten worden voorzien van een toeslag- of kortingspercentage. Prijslijsten worden dus altijd gebaseerd op de basisprijslijst, wat het onderhoud eenvoudig maakt.
Klantspecifieke prijzen Om de prijsafspraken met je klanten te borgen, kun je klantspecifieke prijzen vastleggen. Wijk af van de standaard prijslijsten en andere kortingsstructuren door per artikel, per valuta een afwijkende prijs op te geven.
Prijsgroepen Om efficiënt kortingen en/of toeslagen over grotere groepen artikelen te kunnen geven, gebruik je prijsgroepen. Een prijsgroep wordt aan één of meerdere artikelen gekoppeld. Daarnaast koppel je de prijsgroep aan één of meerder klanten. Je geeft aan welke prijslijst er bij deze prijsgroep gehanteerd dient te worden. Zo bepaal je eenvoudig per klant welke toeslag of korting er per prijsgroep gehanteerd wordt.
Hoeveelheidskortingen Krijgt een klant een andere prijs op het moment dat er meer besteld wordt? In NetSuite regel je het met staffelkortingen. Staffelkortingen worden bovendien eenvoudig ingevuld als je gebruik maakt van voor gedefinieerde staffelschema’s.
Promoties Of je nu artikelen onder de aandacht wilt brengen, bij besteding boven een bepaald bedrag een artikel cadeau wil geven of een korting aan een order wilt toekennen; met de promotie functionaliteit van NetSuite regel je het in een handomdraai. Om het nog makkelijker te maken kun je ook kiezen om promoties automatisch toe te kennen aan documenten zoals, offertes en orders.
Cadeau kaarten Wil je jouw klanten de mogelijkheid geven om anderen te verrassen? Gebruik dan de cadeau kaarten functionaliteit in NetSuite. De gelukkige krijgt direct een email met de benodigde details.
Overzichtspagina van de promotiemogelijkheden in NetSuite
Retouren en refunds
In een ideale wereld zouden eens geleverde artikelen natuurlijk nooit terugkomen. Helaas is dit niet altijd het geval. Is het afhandelen van retouren en refunds een tijdrovende, onoverzichtelijke bezigheid? NetSuite biedt uitkomst: bepaal onder welke voorwaarden je retouren accepteert, handel omruilacties af en beheer het crediteringsproces. Controleer de staat van artikelen bij retour. Zet verkoopbare artikelen eenvoudig terug op voorraad, handel kwaliteitsproblemen snel af en crediteer daarna conform afspraak het bedrag.
Case management
Vragen omtrent het product worden vastgelegd in cases. Relateer de case aan de originele order, leg de vraag en de bepaalde afhandeling vast.
Retour aanvragen
Indien je gebruik maakt van het klantenportaal kan een klant een retour aanvraag aanmaken. Deze retouraanvraag wordt real-time in NetSuite opgeslagen. Afhankelijk van je voorkeuren kan dit document van een goedkeuringsstap voorzien worden, alvorens het document definitief wordt opgeslagen.
Retouren (RMA)
Op basis van de retouraanvraag kunnen goederen retour worden ontvangen. Indien je gebruik maakt van kwaliteitsmanagement in NetSuite, kun je voor inkomende retouren een workflow opstellen zodat de juiste stappen worden doorlopen. Goede artikelen kunnen direct weer worden toegevoegd aan de verkoopbare voorraad. Beschadigde artikelen moeten in quarantaine geplaatst worden en alternatief worden afgehandeld.
Creditnota
Nadat de retour is geboekt kan deze worden omgezet in een creditnota. De creditnota kan worden afgestemd met open facturen of in mindering worden gebracht op de volgende betaling. Het is ook mogelijk om het bedrag uit te keren naar de klant middels een refund.
Refunds
Wanneer een bedrag vanuit een creditnota terugbetaald dient te worden naar een klant, dan wordt dit middels een refund afgehandeld. In de refund geef je aan hoe en wanneer het bedrag terugbetaald wordt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een refund op te nemen in je betaalbatch.
Met onderstaande demo-video's krijg je een goede eerste indruk van de mogelijkheden van NetSuite. Natuurlijk geven we je met plezier een persoonlijke (online) demo. Helemaal toegespitst op jouw vragen en situatie, zodat je gelijk een goed beeld krijgt. Vraag nu een persoonlijke demo aan!
NetSuite sales cockpit
Orders worden automatisch gekoppeld aan beschikbare aantallen. Geautoriseerde medewerkers kunnen hierop afwijken.
Overzichtspagina van de promotiemogelijkheden in NetSuite