In NetSuite wordt het financieel beheer dagelijks door tienduizenden organisaties wereldwijd gebruikt voor het snel boeken van financiële transacties, voor het rapporteren en voor compliance. Doordat je werkt op één platform in de cloud, heb je realtime inzicht in de financiële prestaties van je bedrijf, van geconsolideerd niveau tot op het niveau van de afzonderlijke transacties.
De software voor financieel beheer in NetSuite is naadloos geïntegreerd met alle functies van NetSuite orderbeheer, voorraadbeheer, CRM en e-commerce. Zo heb je alle tools in handen om bedrijf kritische processen te stroomlijnen, zoals offerte-tot-betaling. De software versnelt de financiële periodeafsluiting, bespaart kosten en stroomlijnt omzet-management. Alle medewerkers werken met de financiële, verkoop- en klantgegevens uit één en dezelfde bron. Uiteraard worden transacties real-time verwerkt in de administratie en is het mogelijk om vanuit rapportages door te klikken tot transactieniveau.
Met NetSuite One World is het mogelijk om meerdere financiële entiteiten binnen één omgeving te administreren. Profiteer daarnaast van de ingebouwde real-time consolidatie functies om gemakkelijk te rapporteren op groepsniveau.
Meerdere entiteiten (multi-book)
Binnen NetSuite kun je verschillende entiteiten worden administreren waarbij slechts één set aan stamdata aangelegd hoeft te worden. Deze set met stamdata kun je delen tussen de verschillende entiteiten. Uiteraard is het ook mogelijk om stamdata of transacties juist te beperken tot een enkele entiteit.
Internationaal
De unieke opzet van NetSuite geeft je de mogelijkheid om per entiteit een eigen basisvaluta in te stellen en een eigen belastingstelsel koppelen. Hierdoor kan een internationale organisatie en volledig binnen één omgeving werken en toch voldoen aan te wet- en regelgeving van iedere vestiging. Voor vestigingen binnen de EU zijn er uiteraard intrastat rapportages beschikbaar.
Vreemde valuta Iedere transactie binnen NetSuite kan worden geboekt in de valuta van de betreffende relatie. Wisselkoersen kunnen automatisch door NetSuite worden opgehaald bij een betrouwbare instantie of kunnen handmatig worden ingevoerd.
Intercompany
Wanneer je bedrijf meerdere (internationale) entiteiten heeft dan is het gebruikelijk dat deze onderling bij elkaar inkopen of op een andere manier zaken met elkaar doen. Misschien maak je gebruik van elkaars resources, leen je materialen uit of verkoop je deze juist door. De intercompany functies van NetSuite dragen er zorg voor dat er geen dubbele invoer is van gegevens en dat de onderlinge transacties altijd in beide financiële administraties wordt geboekt.
Real-time Consolidatie
Wanneer je meerdere entiteiten voert binnen NetSuite is het vanzelfsprekend dat je de financiële cijfers van deze entiteiten wilt consolideren. Consolidatie is daarom volledig doorgevoerd in NetSuite. Zo kun je financiële rapportages geconsolideerd uitdraaien maar via filtering kun je gelijk inzoomen op de individuele prestaties van een specifieke entiteit.
Visualisatie van de mogelijkheden met NetSuite OneWorld
Financieel management
Met NetSuite krijg je de beschikking over een groot aantal tools om meer grip te krijgen op te krijgen op je cashflow en de financiële prestaties van het bedrijf. Met de tools van NetSuite kun je afscheid nemen van je Excel sheets en is alle relevante informatie beschikbaar met een druk op de knop.
Tip: in onze whitepaper “De Zeer Effectieve CFO” ontdek je hoe je als financieel manager je afdeling kan klaarstomen voor de toekomst en hoe NetSuite je hierbij kan ondersteunen.
Kostenverbijzondering
Binnen NetSuite is het mogelijk om transacties te classificeren naar afdelingen, locaties en categorieën. Door de flexibele opzet kun je bepalen hoe je deze classificatie mogelijkheden wilt inzetten. Door middel van de geïntrigeerde rapportagemogelijkheden is het mogelijk om de transacties te filteren of te groeperen op deze classificaties. Ook is het mogelijk om budgetten vast te leggen op classificatieniveau.
Budgetten
NetSuite geeft je de mogelijkheid om budgetten vast te leggen op meerdere niveaus. Zo kun je budgetten creëren voor een bepaalde entiteit maar je kunt er ook voor kiezen om budgetten vast te leggen per klant, artikel, classificatie of een combinatie van deze onderdelen. Uiteraard is het mogelijk om meerdere versie te hanteren voor een budget. Met de ingebouwde rapportagemogelijkheden kun je vervolgens rapporteren over de actuals vs. budget.
Cashflow
De ingebouwde cashflow rapportages geven inzicht in de verwachte inkomsten en uitgaven van één of meerdere entiteiten. De manier waarop de cashflow wordt gegenereerd is aan te passen door de gebruiker waarbij er de flexibiliteit is om te werken met formules en te refereren naar budgetten om verwachte transacties toe te voegen.
Ook binnen het MKB wordt het steeds belangrijker dat je kunt aantonen dat je IT-systemen betrouwbaar zijn en correct zijn ingericht zodat de continuïteit van je bedrijf niet in gevaar komt. Daarnaast is het scheiden van taken en verantwoordelijkheden (segregaton of duties) belangrijk om te zorgen dat er geen fouten worden gemaakt en de kans op fraude minimaal is. NetSuite is uitgerust met een aantal krachtige functionaliteiten die jou helpen om aan de steeds striktere eisen te voldoen.
Rollen
NetSuite is standaard uitgerust met de meest voorkomende rollen binnen een MKB-organisatie. Deze rollen bepalen voor een groot gedeelte de gebruikerservaring binnen de applicatie. Zo wordt er vanuit de rollen bepaald hoe het menu is opgebouwd, welke KPI’s en dashboards er getoond worden en welke rechten en bevoegdheden er worden toegepast. Ook kun je door middel van rollen instellen hoe bijvoorbeeld een scherm als een klantorder wordt weergegeven. Uiteraard is het mogelijk om eigen rollen te creëren en om -voor uitzonderingen- de gebruikerservaring aan te passen per gebruiker.
Workflow
Door het inrichten van workflows is het mogelijk om de goedkeuringen van documenten en transacties te regelen. NetSuite wordt standaard ingericht met de meest voorkomende workflows maar deze kunnen via een workflow designer worden aangepast naar de specifieke situatie van jouw onderneming.
Traceerbaarheid
Voor ieder belangrijk record wordt er een revisie bijgehouden zodra deze wordt gewijzigd. Zo is altijd inzichtelijk wie een bepaald record heeft aangepast en wat de wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn.
Het debiteurenbeheer binnen NetSuite sluit naadloos aan op leveren van diensten en producten die vastgelegd zijn in orders of abonnementen. Door geautomatiseerd te factureren volgens flexibele factuurschema’s zorg je ervoor dat de cashflow zo optimaal mogelijk blijft.
Facturatie
De facturatie wordt een fluitje van een cent met de factureringswizard van NetSuite. De wizard stelt facturen op aan de hand van de ingestelde facturatieparameters op het artikel, de klant en de klantorder of het abonnement. Vanzelfsprekend is het mogelijk om aangemaakte facturen digitaal te versturen.
Abonnementen
Tegenwoordig worden steeds meer diensten of softwarelicenties geleverd via abonnementsvormen. NetSuite is hier helemaal op voorbereid en heeft uitgebreide mogelijkheden voor het vastleggen en factureren van abonnementen. Uiteraard is het mogelijk om de abonnementen tussentijds te wijzigen waarbij de facturatie automatisch wordt aangepast maar de historie van het abonnement intact blijft. Lees hier meer over abonnementen.
Aanmaningen
Een minder leuk onderdeel van het debiteurenbeheer is het aanmanen van klanten die niet tijdig aan de betalingsverplichting hebben voldaan. Gelukkig maakt NetSuite dit zo makkelijk mogelijk voor je. Vanuit je Dashboard en KPI’s heb je altijd realtime inzicht in de openstaande klantvorderingen. De dunning wizard ondersteund je vervolgens bij het automatisch opstellen en versturen van aanmaningen zodat je nooit vergeet om een klant aan te namen. Vanzelfsprekend is het mogelijk om meerdere aanmaningsscenario’s te maken en om eventueel een uitzondering te maken wanneer de situatie hier om vraagt.
Een van de belangrijkste taken van crediteurenbeheer is het bewaken van inkoopcontracten en het verwerken van de inkoopfacturen. Wanneer de inkoopcontracten en de inkooporders goed worden geregistreerd binnen NetSuite is het monitoren van contracten en het controleren van contracten een eenvoudige taak!
Raamcontracten
In een raamcontract kunnen belangrijke afspraken over aantallen, prijzen en levering schema’s worden vastgelegd. Een inkooporder die op deze contacten worden geplaatst maken het mogelijk om het verloop van een raamcontract te monitoren. Lees hier meer over raamcontracten.
Inkoopfacturen
Inkomende facturen kunnen afgestemd worden tegen openstaande ontvangsten of geplaatste bestellingen. Met de meegeleverde workflows van NetSuite is het mogelijk om hier een basis of geavanceerde goedkeuring op toe te passen. Bij de geavanceerde goedkeuring is er bij afwijkingen tussen het basisdocument en de factuur goedkeuring benodigd. Uiteraard is het ook mogelijk om vooruitbetalingsfacturen te registreren binnen NetSuite.
Betalingen
Wanneer een inkoopfactuur is goedgekeurd wordt deze vrijgegeven voor betaling. Op basis van de betalingstermijn van de betreffende leverancier zal de betalingswizard bepalen wanneer een factuur moet worden betaald. Hierbij is het mogelijk om rekening te houden met een eventuele betalingskorting die verrekend mag worden.
Met NetSuite verwerk je inkomende en uitgaande betalingen snel en efficiënt met zo min mogelijk handmatige stappen. De (goedgekeurde) facturen en creditnota’s vormen samen met de onkostenregistratie de basis voor het uitvoeren en verwerken van de betalingen.
Klantvorderingen
Er zijn diverse manieren waarop een klant zijn betaling kan voldoen: vooraf, achteraf of per incasso. In NetSuite kun je incasso bestanden aanmaken die je kunt aanbieden aan je bank. Daarnaast kun je betaalbestanden van banken en payment service providers inlezen zodat deze afgeletterd kunnen worden met je facturen.
Leveranciersbetalingen
Wanneer een inkoopfactuur is goedgekeurd wordt deze vrijgegeven voor betaling. Op basis van de betalingstermijn van de betreffende leverancier zal de betalingswizard bepalen wanneer een factuur moet worden betaald. Hierbij is het mogelijk om rekening te houden met een eventuele betalingskorting die verrekend mag worden.
Verwerk bankafschriften
De transacties van de bank kunnen automatisch worden ingelezen als je bank dit ondersteund. Na het inlezen van de transacties zal NetSuite zoveel mogelijk transacties automatisch afstemmen tegenover openstaande facturen en creditnota’s. Zo hoef je alleen de uitzonderingen te behandelen en heb je altijd inzicht in de actuele openstaande klantvorderingen en leveranciersverplichtingen.
De Vaste Activa functie van NetSuite maakt het mogelijk om verkregen activa te beheren en hierop af te schrijven. NetSuite kan voorstellen doen voor het aanmaken van nieuwe activa records. Via voor gedefinieerde afschrijving schema’s geeft NetSuite voorstellen voor het geautomatiseerd afschrijven van de activa. Naast de meegeleverde afschrijvingsmethodes is het ook mogelijk om zelf nieuwe methodes te ontwikkelen op basis van formules en parameters.
Met onderstaande demo-video's krijg je een goede eerste indruk van de mogelijkheden van NetSuite. Natuurlijk geven we je met plezier een persoonlijke (online) demo. Helemaal toegespitst op jouw vragen en situatie, zodat je gelijk een goed beeld krijgt. Vraag nu een persoonlijke demo aan!
Visualisatie van de mogelijkheden met NetSuite OneWorld
Voorbeeld van een workflow in NetSuite
NetSuite debiteurenbeheer cockpit
NetSuite OneWorld