Optimaliseer je inkoopproces
NetSuite helpt jou om de inkoopfunctie van je onderneming te stroomlijnen. Met de gebruiksvriendelijke inkoopoplossing kan je het hele procure-to-pay-proces verbeteren. Via de workflows voor goedkeuring en matching ondersteun je interne controles en nalevingsvereisten. Vanuit je inkoopdashboard heb je zicht op realtime informatie over bedrijfsuitgaven en de prestaties van je leveranciers. Zo houd je grip op de actuele aanvraag- en inkoopprocessen.
Ga naar video’s Bekijk onze brochure
Inkoopinformatie snel vastleggen
Aanvragen die via telefoon, e-mail, de post, WhatsApp en ‘tig andere kanalen bij je binnenkomen… Inkoop kan je veel tijd en energie kosten. Zeker als je die informatie handmatig moet verwerken. Denk bijvoorbeeld aan raamcontracten, prijsafspraken of gespreksnotities. Dan is het wel zo prettig als deze snel en makkelijk vastgelegd kan worden. Uitgebreide mogelijkheden om afspraken die je gemaakt hebt met leveranciers vast te leggen. Of je nu aanvragen vanuit medewerkers, raamcontracten, prijsafspraken of de inhoud van dat ene telefoontje moet vastleggen, NetSuite voorziet je in de mogelijkheden.
toon meer over het vastleggen van inkoopinformatie
- Aanvragen tot inkoop
Medewerkers die hiertoe bevoegd zijn kunnen artikelen, materialen of diensten. Hierbij heb je de keuze tussen aanvragen en inkoopaanvragen. Het verschil is dat je bij aanvragen geen bestaande leverancier of artikelen hoeft te kiezen, waarmee het voor een medewerker dus extra makkelijk is om een aanvraag te plaatsen. Indien gewenst kan dit proces voorzien worden van een goedkeuringsprocedure en kunnen de aanvragen in bulk worden verwerkt.
- Inkoopcontracten
Inkopers kunnen contracten die gemaakt zijn met leveranciers vastleggen in NetSuite. Hierin kunnen (leverings)voorwaarden, afgesproken contractprijzen en ontvangstdata worden vastgelegd.
- Raamcontracten
In een raamcontract kunnen belangrijke afspraken over aantallen, prijzen en levering schema’s worden vastgelegd. Inkooporder die op deze contacten worden geplaatst, maken het mogelijk om het verloop van een raamcontract te monitoren. Lees hier meer over raamcontracten.
- Inkoopoffertes
Bij het inkopen van nieuwe zaken, grote hoeveelheden of bij het aflopen van een contract is het mogelijk dat de inkoper meerdere partijen wil benaderen voor een offerte. Deze inkoopoffertes (RFQ’s) kunnen in NetSuite worden beheerd. Maak offerteaanvragen aan en verrijk ze met de informatie vanuit de potentiële leveranciers. Zo analyseer je de beste deal in een handomdraai en zet je hem om naar een inkooporder.
- Inkooporders
Er zijn tal van bronnen waaruit inkooporders kunnen worden gemaakt. Inkoopaanvragen, inkoopcontracten, inkoopoffertes en raamcontracten bijvoorbeeld. NetSuite helpt je bij het aanmaken van inkooporders voor de benodigde artikelen en aantallen op het juiste moment. Je kunt leveranciers ook vragen om bijvoorbeeld een dropshipment uit te voeren zodat de goederen direct bij de eindklant geleverd worden. Middels een portaal is het mogelijk om leveranciers toegang te geven tot een leveranciersportaal.
- Inkooporders ontvangen
De geplaatste inkooporders worden als verwachte ontvangsten getoond aan de logistiek medewerker. Bij de ontvangst van de goederen worden deze gekoppeld aan de inkooporder(s), hierdoor kun je nauwkeurige analyses maken op de leverbetrouwbaarheid van je leveranciers.
- Inkoopfacturen
Inkomende facturen kunnen afgestemd worden tegen openstaande ontvangsten of geplaatste bestellingen. Met de meegeleverde workflows van NetSuite is het mogelijk om hier een basis of geavanceerde goedkeuring op toe te passen. Bij de geavanceerde goedkeuring is er bij afwijkingen tussen het basisdocument en de factuur goedkeuring benodigd. Uiteraard is het ook mogelijk om vooruitbetalingsfacturen te registreren binnen NetSuite.
- Betalingen
Wanneer een inkoopfactuur is goedgekeurd wordt deze vrijgegeven voor betaling. Op basis van de betalingstermijn van de betreffende leverancier zal de betalingswizard bepalen wanneer een factuur moet worden betaald. Hierbij is het mogelijk om rekening te houden met een eventuele betalingskorting die verrekend mag worden.
- Workflow
Door het inrichten van workflows is het mogelijk om de goedkeuringen van documenten en transacties te regelen. NetSuite wordt standaard ingericht met de meest voorkomende workflows maar deze kunnen via een workflow designer worden aangepast naar de specifieke situatie van jouw onderneming.
toon minder over het vastleggen van inkoopinformatie
Bepaal vraag en aanbod
Het juist inschatten van de vraag en hier op inspelen met voldoende aanbod wordt eenvoudig gemaakt met Demand Planning en Supply Plans. Hiermee voorspel of bepaal je de vraag en kun je hier op inspelen met het registreren van aanbod in de vorm van inkoop- of productieorders.
toon meer over het bepalen van vraag en aanbod
- Demand Planning
Met Demand Planning kun je de vraag bepalen voor toekomstige behoeftes. Deze vraag kun je automatisch door NetSuite laten berekenen op basis van historische data. Een andere methode is het bepalen van de vraag op basis van verkoopkansen, offertes en orders die zijn aangemaakt door verkoop.
- Supply Plans
Na het bepalen van de vraag kun je aan de vraag voldoen door het aanmaken van Supply Plans. Deze Plans kun je handmatig opvoeren maar je profiteert pas echt van de kracht van NetSuite als je deze laat bepalen op basis van de hierboven beschreven Demand Planning. Tot slot kan het Supply Plan worden omgezet in Inkooporders of Productieorders zodat er aan de verwachte vraag kan worden voldaan.
toon minder over het bepalen van vraag en aanbod
Beheer je artikelen
Van eenvoudige artikelen tot varianten, meerdere eenheden en stuklijsten; NetSuite heeft een antwoord op iedere uitdaging die je kunt hebben op het gebied van artikelbeheer. In het overzicht hieronder vind je de verschillende mogelijkheden die NetSuite jou biedt om het artikelbeheer zo gemakkelijk mogelijk te maken.
toon meer over het beheren van artikelen
- Voorlooptijden
Leg per artikel vast hoeveel tijd er nodig is om het artikel te verkrijgen. NetSuite kan dit ook voor je uitrekenen op basis van historische gegevens om het nog eenvoudiger te maken.
- Veiligheidsvoorraden
Per locatie kun je vastleggen welke veiligheidsvoorraden je aan wilt houden. Deze aantallen worden in de verschillende voorraadrapportages gebruikt om te bepalen welke vraag er naar artikelen is.
- Bestelmomenten
Laat NetSuite je helpen bij het opnieuw bestellen van artikelen. Op basis van voorraad in tijd en de opgegeven veiligheidsvoorraad helpt het systeem je bij het herbestellen. Wanneer het punt van herbestellen voor een artikel is bereikt, krijg je een melding in je cockpit.
- Artikelmatrix (varianten)
Met de artikelmatrix is het mogelijk om makkelijk varianten van een artikel te beheren. Een mooi voorbeeld is het voeren van producten in verschillende kleuren en maten. Een groot aantal kenmerken en eigenschappen wil je centraal beheren maar bijvoorbeeld de voorraad van een bepaalde kleur of maat wil je juist wel op het laagste niveau (SKU) vastleggen.
- Hoeveelheidseenheden
Je kunt je artikelstamdata verbijzonderen door te werken met verschillende eenheden. Koop artikelen bijvoorbeeld in met de eenheid pallets, houd de voorraad bij in kratten en verkoop in sixpacks en kratten.
- Kostprijs
Een belangrijk onderdeel van voorraadbeheer is het registreren van de juiste kostprijzen zodat je zeker bent van een juiste berekening van de brutowinst NetSuite ondersteund alle gangbare methodes zoals FIFO, LIFO, Gemiddelde (inkoopprijs), Standaard. Ook is het mogelijk om de kostprijs bij te houden van batches of serienummers.
toon minder over het beheren van artikelen
Leveranciersbeheer
Het is belangrijk om fouten en foutgevoeligheden te voorkomen in het inkoopproces. Uiteraard moet dit geen consequenties hebben voor de snelheid waarin u wilt handelen.
toon meer over het beheren van leveranciers
- Artikel en prijs management
Houd per artikel eenvoudig bij welke leveranciers dit artikel mogen leveren en tegen welke prijs. Het is op de artikelkaart ook eenvoudig te zien welke eenheid de voorkeur heeft en welke prijzen er in het verleden zijn berekend.
- Leveranciers performance
Weet op ieder moment van de dag hoe jouw leveranciers presteren. Middels de leveranciers 360 graden rapportage zie je in één oogopslag of leveranciers zich aan de afspraken houden. Daarnaast biedt het rapport je inzicht in de afgenomen artikelen, aantallen en bedragen.
- Leveranciersportaal
Voorkom inefficiëntie door zoekgeraakte mails. Geef je leveranciers toegang tot een afgeschermd deel van NetSuite. Leveranciers kunnen hun bestellingen vinden in een daarvoor beschikbaar portaal.
toon minder over het beheren van leveranciers
