Meerdere entiteiten hoeft niet meer werk te betekenen

Het afsluiten van een financiële periode is zelden eenvoudig; gegevens worden opgeslagen in meerdere systemen en formaten. Er worden veel uren besteed aan het opsporen van ontbrekende informatie en Excel-berekeningen moeten handmatig in het ERP worden ingevoerd. Voor organisaties met meerdere dochterondernemingen of zelfstandige business units is het afsluiten van de boeken nog uitdagender, zeker wanneer ze in meerdere landen actief zijn.

De complexiteit wordt alleen maar groter naarmate bedrijven veranderen en bijvoorbeeld andere bedrijven overnemen om te groeien of andere markten te betreden. Tijdens dit groeiproces is het niet ondenkbaar dat organisaties verschillende ERP- en boekhoudprogramma’s tegelijkertijd gebruiken. Dit maakt het verzamelen en normaliseren van gegevens vanuit de hele organisatie uitermate complex.

Een groot struikelblok is vaak het ontbreken van een gemeenschappelijk rekeningschema. Hierdoor is het erg tijdrovend om geconsolideerde financiële rapporten te produceren. Transacties van dochterondernemingen moeten hierdoor eigenlijk gecontroleerd worden, voordat ze definitief in de boeken worden opgenomen. In de praktijk gebeurt dit echter vaak niet door een gebruik aan middelen en de druk om de boeken snel af te sluiten. Grote transacties worden misschien nog wel geanalyseerd, maar de kleinere worden vaak overgeslagen.

De extra inspanning die nodig is om transactiegegevens van dochterondernemingen te controleren en handmatig aan te passen, verlengt het afsluitingsproces en verhoogt het risico op fouten.

In het geval van een internationale onderneming zullen er ook verschillen zijn in de boekhoudkundige normen en belastingregels per land. Wisselkoersen moeten vaak opgezocht worden zodat transacties omgezet kunnen worden naar de basisvaluta voor geconsolideerde rapportages. Ook zorgen verschillen in opbrengstverantwoording en afschrijvingsregels per land voor verschillende opbrengsten en onkostenschema’s.

Bedrijfsbrede rapportage standaarden, lokale resultaten

Hoewel het voor dochterondernemingen die in verschillende delen van de wereld actief zijn, essentieel is om te voldoen aan lokale wet- en regelgeving, zouden ze idealiter ook de bedrijfsnormen voor boekhouding moeten volgen en hetzelfde rekeningschema moeten gebruiken voor consistentie en eenvoudigere consolidatie. Het vervangen van de verschillende ERP- en boekhoudsoftware door één enkele oplossing is een essentiële eerste stap om dit doel te bereiken.

Software die is ontworpen om te voldoen aan de unieke eisen van boekhouding met meerdere entiteiten, moet het volgende omvatten:

• Een gedeeld grootboek met een gestandaardiseerd rekeningschema en de mogelijkheid om een aangepast rekeningschema te maken op regio-, land- of filiaalniveau
• Automatische valutaconversie met behulp van actuele wisselkoersen met gelijktijdige boeking van transacties in zowel de lokale valuta als de basisvaluta van het moederbedrijf
• Ondersteuning voor meerdere boekhoudnormen en belastingregels
• Gemakkelijke consolidatie zonder de noodzaak om individuele transacties handmatig te classificeren of aan te passen
• Real time toegang voor geautoriseerde gebruikers tot aanvullende financiële gegevens op transactieniveau

Automatiseer het aanmaken van financiële administraties om te voldoen aan de verschillende vereisten per land

Met de multi-book oplossing van NetSuite kunnen CFO’s meerdere administraties aanmaken met verschillende regels om aan een verscheidenheid van financiële, fiscale en bestuurlijke wet- en regelgeving te voldoen. Een bedrijf met het hoofdkantoor in Europa en een Amerikaanse dochteronderneming moet bijvoorbeeld U.S. GAAP-boekhoudregels toepassen op zakelijke transacties in de Verenigde Staten, maar IFRS-boekhoudprincipes hanteren wanneer diezelfde transacties worden opgenomen in de overkoepelende financiële bedrijfsrapporten. Met behulp van de multi-book oplossing van Netsuite kunnen organisaties geautomatiseerd aan beide vereisten voldoen.

De multi-book boekhouding van NetSuite voert ook automatisch valutaconversie uit op basis van vooraf gedefinieerde regels waarin vastgelegd wordt welke eenheden worden gebruikt voor rapportagedoeleinden in een land of regio en voor iedere entiteit. Individuele transacties worden tegelijkertijd in meerdere valuta’s geboekt op basis van de huidige wisselkoersen, waardoor het niet nodig is om handmatig omrekeningen uit te voeren als onderdeel van het afsluitingsproces. En omdat dit in realtime gebeurt, kan de impact in de boekhouding meteen in meerdere valuta’s worden bekeken.

NetSuite multi-book brengt veel voordelen voor bedrijven die grensoverschrijdend zaken doen of meerdere dochterondernemingen hebben. Denk hierbij aan real-time consolidatie, automatische valutaconversie en de mogelijkheid om meerdere boekhoudnormen, belastingregels en inkomsten- en uitgavenplanningen toe te passen. Met als resultaat een gestroomlijnd afsluitingsproces waarbij handmatige aanpassingen en tijdrovende consolidatieprocessen verleden tijd zijn.

Door: D. Scott Beaver, NetSuite Product Marketing Manager