Hoe houd ik grip op mijn inkomende containers?

Voor veel organisaties die hun producten overzees inkopen is het centraal bijhouden van containers een uitdaging. Actuele containerinformatie is voor zowel medewerkers als klanten relevant. Vragen als “Welke goederen zitten er in welke container en bij welke bestellingen horen ze?” en “Wanneer kunnen we de goederen verwachten en wat voor invloed heeft dit op de verkooporders?” zijn niet altijd gemakkelijk te beantwoorden.
Bekijk onze brochure

“Wanneer kunnen we de goederen verwachten en wat voor invloed heeft dit op de verkooporders?”

In de praktijk zien we dat dit proces vaak buiten het ERP om wordt bijgehouden. Inkoopmanagers of supply chain managers houden de status van de containers zo goed en zo kwaad als dat gaat bij in zelfgemaakte spreadsheets. In andere gevallen wordt een add-on of zelfs maatwerk ingezet. Het beheren van inkomende verzendingen (Inbound shipments) is een standaard functionaliteit van NetSuite. De Inbound Shipments functionaliteit geeft bedrijven de mogelijkheid om artikelen van één of meerdere inkooporders te traceren terwijl ze onderweg zijn. Het is dè schakel tussen inkooporders, ontvangst en facturatie. En het mooiste van alles? Het is eenvoudig te activeren en er zijn geen extra kosten aan verbonden.

Containers kunnen eenvoudig worden vastgelegd in NetSuite (klik om te vergroten)

Houd containerinhoud centraal bij

Het maken van een Inbound Shipment gaat snel en gemakkelijk. Je bepaalt met een paar klikken van welke leverancier er (open) inkooporders in de container zitten. Een inkooporder kan uiteraard over meerdere containers verdeeld zijn. Het containerdocument geeft je mogelijkheid om zaken als het extern documentnummer, laadbrief (Bill of Lading) en het vaartuignummer (Vessel number) vast te leggen. Per container houd je bij wat de status en de verwachte en actuele vertrek- en ontvangstdatums zijn en hou je de bij wat de status van een container is. Zo weten jij en je collega’s dus precies wat de planning is van de inkomende containers. Ook wordt het een fluitje van een cent om deze gegevens te delen via een mailing, klantenportaal of webshop.

Incoterms

De afgesproken incoterms met de leverancier(s) bepalen het moment van eigenaarschap van de goederen.Dit is niet altijd gelijk met het moment van fysiek ontvangst van de goederen in het magazijn. Soms ben je pas eigenaar wanneer de goederen fysiek in je magazijn ontvangen zijn (DAP), in andere gevallen moet je ze juist als voorraad opnemen wanneer ze het magazijn van de leverancier verlaten (Ex Works). In NetSuite is het mogelijk om het eigenaarschap van de goederen over te nemen, voordat de goederen fysiek zijn ontvangen. Het systeem registreert hierbij de voorraad op de balans.

Eenvoudig goederen ontvangen

Wanneer een container bij het magazijn aankomt, kun je deze snel met NetSuite WMS ontvangen. Je kiest er dan voor om een inkomende verzending te ontvangen. Je hoeft dus niet per inkooporder de ontvangsten te registreren. Dit scheelt veel zoekwerk en gaat daardoor een stuk sneller. De logistieke afdeling weet precies hoeveel containers er te verwachten zijn en kan hier de planning op aanpassen.

Ontvang inkomende verzendingen met NetSuite WMS

Gemakkelijk verwerken van (vooruit)betalingen

Het bijhouden van betalingen op containers is vaak een grote uitdaging. Afhankelijk van de gemaakte afspraken moet er in veel gevallen (gedeeltelijk) vooruitbetaald worden. In NetSuite kun je deze facturen of vooruitbetalingen eenvoudig vanaf de inkooporder of het containerdocument aanmaken. Doordat de bestellingen, containers, ontvangsten, facturen en betalingen op elkaar worden afgestemd, haal je eventuele fouten er zo uit!

Nauwkeurige margeberekening

Het importeren van containers brengt vaak extra kosten met zich mee. Denk hierbij aan transportkosten, douanetarieven en verzekeringskosten. Het kan dan zeker lonen om deze kosten op te nemen in de kostprijs van de goederen. Hierdoor is het voor iedereen in de organisatie duidelijk wat de daadwerkelijke kosten zijn en heb je een betere margeberekening bij het maken van calculaties en offertes.

Krijg met landed costs een compleet beeld van de kosten en de opgebouwde marge

Inzicht

Het bijhouden van containerdata levert ook waardevolle inzichten op. Zo kun je eenvoudig herinneringen instellen op basis van allerlei criteria. Denk bijvoorbeeld aan een reminder wanneer de ETA in zicht komt. Daarnaast bieden de analytische functies van NetSuite je de mogelijkheid om de inkomende verschepingen vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Met een druk op de knop deel je deze informatie met je collega’s.

Altijd actueel inzicht met een van de vele rapportagemogelijkheden (klik om te vergroten)