Dubbele waarden in je relatiebestand? NetSuite lost het in een handomdraai voor je op!

Tijdens een spelletje Memory dubbele kaarten opzoeken kan ontzettend leuk zijn, maar niemand zit er op te wachten in het relatiebestand van zijn of haar ERP systeem. Toch gebeurt het maar al te vaak dat er na verloop van tijd relaties dubbel worden aangemaakt. Vooral in grotere relatiebestanden is het ontzettend lastig of zelfs helemaal onmogelijk om deze waarden te ontdubbelen. NetSuite biedt op dit gebied uitkomst. Met de ‘duplicaten detectie’ functionaliteit helpt NetSuite je actief dubbelen op te sporen en deze samen te voegen.

Instellingen

Allereerst stel je in wanneer een relatie als dubbele waarde gezien wordt. Dti is per type relatie in te stellen. Je kunt hierbij een groot aantal relevante velden uit de relatiekaart gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld matchen op (een deel van het) e-mailadres, de website of bijvoorbeeld op de postcode en plaats. Exacte e-mailadressen zijn bijvoorbeeld bij klanten met veel eindklanten (B2C) erg handig, terwijl filteren op het e-mail domein juist erg interessant is voor het B2B segment.

Stel in op basis van welke velden relaties vergeleken worden (klik om te vergroten)

Pro-actieve waarschuwingen

NetSuite laat je direct zien dat er mogelijke dubbele kaarten zijn bij het aanmaken van een nieuwe relatie of bij het openen van een relatiekaart. Bovenin het scherm wordt middels een gele balk direct getoond welke andere klanten aan dezelfde regels voldoen. Bovendien krijgt een gebruiker bij het opslaan ter verificatie een pop-up, zodat eventuele dubbelingen niet over het hoofd gezien kunnen worden.

Tijdens het aanmaken van een relatie wordt je actief gewaarschuwd (klik om te vergroten)

Ontdubbelen

Ontdubbelen kan op twee manieren. Vanaf een potentiële dubbele relatiekaart of via een speciaal hiervoor bestemde menu-optie. Wanneer je het scherm opent vanaf een relatiekaart, dan zie je alleen de gerelateerde relaties. Indien je het beheerscherm vanuit het menu opent, dan zie je alle mogelijke doublures. Je kunt aangeven welke kaart leidend is en welke kaart(en) dubbelingen zijn. Via het samenvoegtype geef je aan op welke manier je de records wilt samenvoegen. Zo kun je bijvoorbeeld samenvoegen op het eerst gemaakte record of op juist het record met de laatste activiteit.

Voeg duplicaten samen naar wens in het beheerscherm (klik om te vergroten)

Imports

Bij het importeren van relatiegegevens kan ook gebruik worden gemaakt van duplicaten detectie. Het is mogelijk om dubbele records niet in te lezen. NetSuite kan je dus bij de conversie van gegevens helpen met het opschonen ervan.